החיסכון הינו תוצאה ישירה של מדיניות. שלושת החלקים החשובים ביותר במדיניות הינם:
- מדיניות ה Output – יצירת אחידות בצורת ההדפסה והעברת ה"שליטה" מהמשתמש למסמך עצמו. השאיפה היא בסופו של דבר להקטין את כמות ההדפסות למינימום ההכרחי לתמיכה בתהליכי העבודה העסקיים.כאן ההחלטה המתבקשת היא מה צריך באמת להיות Output ואם צריך, באיזו מדיה [לא רק נייר], באיזו איכות וכו'.
- מדיניות רכישת הציוד – יצירת אחידות במערך הציוד הארגוני על מנת לצמצם עלויות תמיכה ומלאי, הקלת תהליך הרכש והתחזוקה, והקלה על המשתמש. מדיניות זו נגזרת בעיקרה ממדיניות ה Output.
- מדיניות פריסת הציוד – יצירת תהליך מינון נכון בהיקפי הציוד הארגוני הנדרש והתאמתו למחלקות ולמשימות, ובו זמנית, הגדרה פרטנית של הציוד הארגוני כדי שיתאים למערך הפיזי של הארגון והתאמתו לצרכים המקומיים. מבזק הדברים, לשני התהליכים הקודמים, השפעה רבה על מדיניות זו.
מניסיון מצטבר בתחום של חברת פריים בריבוע ושותפיה בחו"ל (כולל מחקרים בנושא) עולה כי בדרך כלל מיקוד הבעיות הינו חוסר במידע, כלים, נהלים וצורת העבודה בתוך החברה.
להלן מקבץ שאלות לדוגמא שנדרש לבחון בבואנו להמליץ על שיפורים :
v האם כל ההדפסות נחוצות ובאיזו איכות נדרשות ההדפסות הנחוצות?
v מתי לאחרונה נבחנו תהליכי העבודה בראיית ממשקי הדפסה המעורבים בתהליכים אלו?
v מהו המידע הזמין והאמין למקבלי החלטות לפני ביצוע מהלך משמעותי בתחום הדפוס הארגוני?
v האם קיימים קריטריונים ברורים לנהלי הדפסה?
v מהם תהליכי המדידה והבקרה מחד ואישור החריגים מאידך שיבטיחו מערך דפוס משרדי תקין ויעיל?
v מה העלות האמיתית של מערך ה-Output בארגון?
אחת המטרות העיקריות של התהליך אותו אנו מציעים הינה לתמוך בהגדרת סביבת ה Output הארגונית הטובה ביותר עבור הארגון.
חשוב להדגיש כי עצם האפשרות הנפתחת בפני הארגון, להעמסת הוצאות ההדפסה לפי יחידות ארגוניות, תוך מתן האפשרות לניתוח המידע ברמת העובד הבודד [בדומה להוצאות על תקשורת או דלק], היא בפני עצמה יוצרת מודעות של כל חלקי הארגון למשמעויות של מערך ה Output הארגוני ומוטיבציה ארגונית לפעולה וטיפול בו, דבר שיקל על הטמעת פתרונות ארגוניים עתידיים.
