Enterprise Output Management - הגיע הזמן לחשוף את הפיל!
בכנס STKI האחרון הציג ד"ר ג'ימי שוורצקופ את היקפי חלק מהוצאות ה Output בארגונים. מדובר בישראל בשוק של למעלה מ 210 מיליון דולר בשנה וכל שנה הוא רק עולה. היום, יותר מתמיד הגיע הזמן לטפל גם בזה, גם מטעמי התייעלות וגם מטעמי שמירה על הסביבה.
ארגונים רבים מתמודדים בשנים האחרונות, בהיקף עלויות ה Output הארגוני אשר רק עולות כל הזמן ולאור ריבוי המשימות אין בנמצא משאבים, סדרי עדיפות, כלים ויכולות להביא להורדת עלויות אלו באופן משמעותי מבלי להשקיע משאבים גדולים בתהליך.
תחום ה Output הארגוני מציע כיום מגוון של פתרונות המכוונים לחסכון בעלויות. הפתרונות מוצעים ע"י יצרניות הציוד, משכירי ציוד וחברות תוכנה. הצעות אלו מתאפיינות בפתרונות כלליים אשר מנסים לנצל את יכולות הציוד , אולם אינן מתחשבות בצרכים התפעוליים של הארגונים.
הדבר משול לפיל אשר גורמים רבים רואים אותו מזוויות שונות, חלקם רואים רק את זנבו של הפיל, חלקם רואים את החדק, חלקם את הרגליים וכו'.
ההדפסות כמו גם הפקסים והצילומים הינן חלק אינטגרלי מתהליכי העבודה ולכן לא ניתן להכיל פתרונות כלליים ברמת הארגון אלא יש צורך לבצע ניתוח מעמיק על מאפייני הפעילויות השונות ובהתאם למצוא את הפתרון הנכון ליישום על מנת להשיג חסכון, יעילות ושליטה ובקרה. כלומר, להכיר קודם כל את ה"פיל" ולקבל תמונה שלמה ומלאה שלו. "מה שלא מדיד – לא נהיל".
היום, כאשר כל עולם ה Output הוא עולם של ה IP, ניתן כבר לשלוט בהוצאה זו בתהליכים אוטומטיים ופשוטים הרבה יותר. תופעה זו גם מביאה את הנושא לשולחנו של המנמ"ר , גם זה שעד היום העדיף להשאיר אותו בידי הגורמים הלוגיסטיים בלבד. עכשיו, יותר מתמיד, זו הזדמנות אמיתית להביא ערך מוסף עסקי לארגון, כלים ושיטות שיאפשרו לארגון לשלוט בהוצאה ולהקטינה לאופטימום ההכרחי לתמיכה בתהליכים העסקיים.
מניסיוננו בפרויקטים דומים בארץ ופרויקטים בחו"ל של שותפינו, אנו למדים כי אין זה מומלץ לבחור ולמהר ליישם פתרון אשר נראה על פניו זול, ללא הבנה עמוקה של המצב הקיים בארגון בחתך מאפייני ההדפסות והמדפסות. לטעמנו, שלב מקדים של מיפוי המצב הקיים וניתוח הממצאים נותן בידי מקבל ההחלטות ראיה מלאה ותובנות כיצד מערך ה Output הארגוני צריך להיות ובהתאם מהם הפתרונות המתאימים ביותר ליישום על מנת לעמוד בתכנית האסטרטגית שתגובש.
בדיקה שכזו תמקד את הנושאים לטיפול ותגרום בסופו של דבר לתפעול נכון יותר של המערך, לשיפור רמת השירות למשתמשים ולייעול המערך היכול לבוא לידי ביטוי גם בחיסכון כספי ניכר.
פותחים את העיניים וכל עולם הדפוס שלך נגלה לעינך
מנהלים לפי מידע ולא לפי תחושות!
|
