להלן שלבי העבודה להכנה וגיבוש אסטרטגית מערך הדפסה:
א. השלמת איסוף המידע עד לפרק זמן של כחמישה שבועות.
ב. הכנת דו"ח מפורט מהנתונים שנאספו שבו מוצגים:
1. מידע מפורט מאד על כל פעילות ההדפסה, כולל הצבעה על אופי הפעילות ועלויות ההדפסה (מי הדפיס,
כמה, איזה סוגי מסמכים, איזה מדפסות) וכל המידע שנאסף ע"י המערכת.
2. הערכת פוטנציאל חסכון בהתאם למידע שנאסף כולל השוואה לתקנים מקובלים בעולם.
בנוסף הדו"ח מציג השוואה לנתונים מקובלים (BENCHMARK) בארץ ובעולם.
משך הכנת הדו"ח כ-שבועיים.
ג. מהנתונים שנאספו והניתוח שבדו"ח מעוצבת האסטרטגיה היעילה והמתאימה ביותר לארגון.
1. בשלב זה נעזור לכם לבנות את האסטרטגיה הרצויה וניתן לכם את הכלים להגדיר את החוקים והכללים שעל פיהם
אתם תחסכו בהתאם לצרכים שלכם - שלב זה אורך בדר"כ בין שבועיים לארבעה שבועות.
2. בסיום שלב זה מגובשת תוכנית עבודה להטמעת התוכנית בארגון.
מכאן ואילך הארגון מתפקד כרגיל תוך שקיפות מלאה של מידע מהתוכנה המותקנת ברקע. הארגון יכול לסגל לעצמו מנהג של ביצוע מבדק תקופתי שבו חוזרים על תהליך איסוף הנתונים ובחינה מחדש על החוקים והביצועים. מומלץ לבצע זאת בתדירות שלא תגדל משישה חודשים.
