הדפסה הינה תהליך קריטי. ישנם מסמכים שחייבים להיות מודפסים, אחרת תהליך העבודה לא ממשיך. במקרה זה תהליך הדפסה אמין ונשלט הינו חובה להבטחת התהליכים העסקיים.
ניהול ההדפסה אינו רק עניין של ניטור המדפסות, ככל שהדבר חשוב, אלא שליטה ובקרה מלאה על תהליכי ההדפסה בארגון. ניהול תהליך ההדפסה צריך להבטיח שכל מסמך נשלח למדפסת הנכונה, שמשתמשים בנייר הנכון, שההגדרות נכונות ושהמסמכים הודפסו כפי שתוכננו.
יתרה מזו, יש להבטיח שהתהליך לא ייעצר בכל שלב, כך שהמשתמשים יוכלו לקבל את עבודתם גם אם המדפסת שלידם תקולה מכל סיבה שהיא. ההוצאות בארגונים השונים בנושא הדפוס המשרדי גדלות מדי שנה והחברה מרגישה לעתים חסרת עונים בניסיונה להתמודד עם העלייה בהוצאות ובדרישות המשתמשים. להלן מספר דוגמאות המבוססות על מחקרים שבוצעו לאחרונה, ע"י אנליסטים מובילים בתחום:
◄ רמות הדפוס עולות בשיעור של 20% לשנה
◄ כ- 27% מההדפסות בארגונים הינם של דואר אלקטרוני
◄ 34% מהמשתמשים ידפיסו email אם הוא ארוך משני מסכים
◄ 60% מהפריטים המודפסים אינם יוצאים מתחומי המשרד
קיימים פתרונות ברמת נהלי העבודה בארגון בניסיון לצמצם את עלויות הדפוס. בפועל נהלים אלו כמעט ואינם נאכפים מחד ויוצרים חוסר שביעות רצון מצד המשתמשים מאידך, אשר מרגישים כי הם נאלצים לעבוד בסביבה נוקשה שאינה תואמת את צרכיהם.
לפני שמתחילים כל פעילות המיועדת ליעל את מערך הדפוס המשרדי, דבר ראשון שעל החברה לבצע הוא הבנת המצב הקיים. המציאות, על פי המחקרים, היא שלמעט מנהלים וארגונים יש את המידע הזה זמין בידיהם!!!
האם אתם יודעים כמה ואיך אתם מדפיסים מדי שנה? האם אתם יודעים כמה זה באמת עולה לכם? האם אתם יודעים כמה יכולתם לחסוך?
ארגון שיודע את התשובות לשאלות אלו יכול לחסוך מעל 30% מהוצאות ההדפסה השנתיות שלו.
אחת הבעיות המרכזיות העומדות בפני ארגונים היא ידיעת העלות האמיתית של מערך הדפוס המשרדי. חברות נוטות לחשוב כי עלות הנייר והטונר הן ההוצאות העיקריות ומנסות לחסוך בעלויות אלו. חברות אחרות רוכשות שירותי תחזוקה למערך הדפוס המבוסס על שיטת "עלות הקליק".
שיטות אלו יוצרות מסך מעורפל להבנת מערך הדפוס במשרד. העלויות בפועל הינן גבוהות יותר (מחקרים מציינים שהעלות הכוללת גבוהה עד פי 10 מהעלות הישירה) וכוללת בין השאר: החלפת הציוד (הכולל הכשרת העובדים, התקנות בעמדה וכד'), הזמן "האבוד" ליד המדפסת כאשר היא תקולה או דורשת טיפול, טיפול בקריאות ואדמיניסטרציה וכד'.
רכישת שירות לפי "קליק" יוצרת אשליה של מחיר הדפסה נמוכה ולכן כמעט ואין בקרה על הכמות המודפסת. שיטה זו אינה שיטה לא טובה אולם החברה במקביל צריכה לפעול באופן יצירתי ואינטנסיבי להקטנת כמות ההדפסות.לפיכך, לפי מיטב הבנתנו וניסיוננו, האתגרים העומדים בפני החברה בניהול מערך הדפוס המשרדי הינם:
√ חיסכון אמיתי ברמת הארגון
§ ללא פגיעה ברמת שירותים ושביעות רצון המשתמשים
§ המתבטא ברמת ההוצאות
√ ניהול הדפסות הן ה"סיוט" של יחידת מערכות מידע
§ סדר עדיפויות נמוך
§ כל עוד זה עובד, למה לגעת?
§ כשזה לא עובד, כולם צועקים!
√ הגברת רמת מודעות לאיכות הסביבה
§ אבל לא תמיד יודעים איך ומה לעשות
§ מגמה עולמית של מעורבות חברות למען הקהילה
תחום הדפוס המשרדי משנה בשנים האחרונות את המיקוד שלו לכיוון המסמכים עצמם. בתעשית הדפוס משתמשים יותר בתפיסת ניהול "ערך המסמך" (DV):
לכל מסמך בארגון ישנו "ערך" הנובע מהפרמטרים הבאים:
• שימוש פנימי או חיצוני
• שימוש לקבלת החלטות או לידיעה
• טיוטא או מסמך רשמי
• אבטחת מידע
• היררכיה ארגונית
• ועוד
בהתאם ל"ערך המסמך" מגדירים מהן הכתובות ואופן ההדפסה האופטימאליים ע"פ קריטריון יחס עלות/תועלת.זוהי גם הדרך בה אנו מציעים לארגון לעבוד בבואנו לסייע לחברה בהגשמת מטרותיה.
לסיכום אנו ממליצים לארגון לאמץ את הסיסמא: .Print For Less and Print Less
