דפוס משרדי הוא "גזלן" משאבים גדול של עובדי תמיכת IT. ההיקף המושקע בתמיכה במדפסות הינו בלתי פרופורציונאלי מסך התמיכה הנדרשת לכלל נושאי התמיכה.
תמיכה במדפסות הינה סיזיפית ובלתי נגמרת והיקף המשימות והמשאבים המוקצים לכך מקשים על ביצוע מטלות אחרות חשובות לא פחות ואף יותר.
להלן רשימה אופיינית של מטלות עובדי תמיכת IT:
· התקנה ושדרוג "דרייברים" בכל תחנות העבודה.
· סיוע למשתמש במציאת המדפסת הנכונה; הגדרת מדפסת חדשה.
· תחזוקת שרתי מדפסות; התקנת שרת מדפסות במקרה של תקלה.
· שיוך משתמשים, קבוצות ומדפסות כאשר עובדים/מחלקות עוברים מקום.
· מענה על שאלות משתמשים לגבי הגדרות הדפסה.
שימוש בתוכנה מאפשר ביצוע פעילויות בדרך קלה ואינטואיטיבית:
√ מאפשר איזון משאבים בין שרתי מדפסות, כולל העברת הדפסות לשרת אחר במקרה של נפילה. כל זאת ללא צורך להשקיע בשיטות של "אשכולות שרתים".
√ מאפשר איזון משאבים בין מדפסות (ללא תלות בסוג המדפסת), כולל העברת הדפסות למדפסת אחרת במקרה של נפילה. ניתן להדפיס ש/ל במדפסת צבע במקרה של נפילת מדפסת ש/ל.
√ מעבר של עובד אינו מצריך שינוי בהגדרות ובהתאמות.
√ אין צורך בהתקנת דרייברים (של מדפסות) בתחנות עבודה.
לסיכום, התקנה התוכנה מאפשרת:
שליטה מרכזית של כל מערך ההדפסה בארגון, סטנדרטיזציה של שיטות וחוקי ההדפסה, אוטומציה של תהליכי ההדפסה, מקצועיות בתכנון ותמיכת המדפסות .
